Si dice che mandare un’email ordinaria sia come spedire una cartolina: non sai mai se è arrivata, e chiunque può leggerla lungo il percorso. La PEC, al contrario, è come una cassaforte con ricevuta di ritorno — blindata, tracciata, e con valore legale.
Eppure molte persone la usano solo quando sono obbligate, e non considerano che può diventare una scorciatoia per gestire la burocrazia con meno stress: dal rapporto con la pubblica amministrazione alle comunicazioni legali, fino alle disdette contrattuali, che altrimenti richiederebbero spostamenti, file o la compilazione di moduli cartacei.
In questa guida vedremo cos’è la PEC esattamente, come funziona e quali vantaggi e svantaggi ha, in cosa si distingue dall’email ordinaria e quando conviene usare l’una o l’altra.
Indice
Cos’è la PEC
La PEC, che sta per Posta Elettronica Certificata, è un sistema di comunicazione digitale che ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno. Non una semplice casella email ma un servizio i cui fornitori sono certificati e le comunicazioni controllate per quanto riguarda mittente, destinatario e contenuto. In questo modo possono avere valore probatorio, in pratica essere usate come prova in ambito amministrativo e giudiziario.
La PEC è un SERC, cioè un Servizio Elettronico di Recapito Certificato, che garantisce tracciabilità e integrità del contenuto delle mail. Un sistema italiano, con valore legale riconosciuto solo sul territorio nazionale, regolamentato dal D.P.R. 68/2005 e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Nel resto d’Europa esistono strumenti simili, e in alcuni casi anche più avanzati della posta certificata italiana, come la Lettre Recommandée Électronique francese, la DE-Mail tedesca o la Notificación Electrónica spagnola.
Con l’evoluzione della normativa oggi si va verso una sorta di “PEC europea”, la REM, che dovrebbe gradualmente affiancare e sostituire lo standard italiano, come vedremo tra poco.
Come funziona la posta elettronica certificata
Nella posta elettronica certificata ogni messaggio passa attraverso due gestori certificati che fanno da garanti: uno per chi invia e uno per chi riceve.
Ogni messaggio viene inserito in un file generato dal server del mittente – di solito in formato .eml – che agisce come una vera e propria busta virtuale e protegge il contenuto e i dati di invio.
Al mittente viene consegnata una ricevuta di accettazione nel momento in cui il suo gestore prende in carico il messaggio, e una ricevuta di consegna quando il messaggio arriva nella casella del destinatario. Quest’ultima certifica che il messaggio è stato recapitato, con data e ora “opponibili a terzi”, cioè utilizzabili come prova anche in sede giudiziaria. È proprio questa doppia ricevuta a conferire alla PEC il suo valore legale.
Chi è obbligato ad avere la PEC
Sono tenuti ad avere una PEC solo:
- le società di capitali e di persone iscritte al Registro delle Imprese;
- i professionisti iscritti a un ordine, come avvocati o ingegneri;
- gli imprenditori individuali;
- le pubbliche amministrazioni.
In generale i privati cittadini non hanno quest’obbligo, ma possono attivare la PEC per facilitare le comunicazioni ufficiali con la pubblica amministrazione.
Cos’è l’email ordinaria
L’email ordinaria è il sistema di posta elettronica che usiamo abitualmente, gestita da provider come Gmail, Outlook, Yahoo o servizi email inclusi nei piani di hosting, e basata su protocolli standard come SMTP per l’invio e IMAP o POP3 per la ricezione.
È il tipo di email più adatto alla stragrande maggioranza delle comunicazioni perché è comoda e universale. Ci sono però delle situazioni in cui non è accettata oppure non offre le garanzie legali di cui hai bisogno. Per esempio se invii un contratto, una disdetta o una diffida via email, non potrai dimostrare con certezza che il destinatario l’abbia ricevuta, né che il contenuto non sia stato alterato. Lo strumento che ti serve in questi casi è la PEC.
Differenze tra PEC e email
La differenza principale tra PEC e email standard è legale. Infatti con la PEC hai la certezza – e puoi dimostrare – che il messaggio è arrivato nella casella del destinatario, e anche in quale data e ora. Al contrario l’email ordinaria – visto che può essere intercettata e contraffatta – in sede giudiziaria può essere trattata come un indizio ma non come una prova.
Quando invii un messaggio con la posta elettronica normale non hai nessuna garanzia che arrivi a destinazione, e se non ricevi una risposta non puoi sapere se sia stata effettivamente recapitata. A differenza della PEC, una normale email non prevede nessun tipo di certificazione, né della trasmissione né della consegna. Esistono servizi che confermano la lettura, ma le ricevute non hanno valore legale.
Un’altra differenza tra PEC e posta elettronica ordinaria riguarda la sicurezza informatica e la posta indesiderata. Come probabilmente saprai, con una normale email non c’è nessun meccanismo che impedisca a qualcuno di spacciarsi per un’altra persona o un’altra azienda, e questo fa sì che possa diventare uno strumento per lo spam e in particolare per il phishing e lo spoofing, due tecniche usate nelle frodi online. È davvero improbabile che qualcosa di simile accada all’interno di una casella PEC, perché è possibile ricevere comunicazioni solo da parte di altri utenti certificati.
Sempre sul fronte della sicurezza, entrambi i sistemi possono usare la crittografia, ma solo la PEC garantisce l’integrità del messaggio attraverso la firma del gestore certificato. L’email ordinaria è quindi più esposta al rischio di manomissione dei contenuti da parte di malintenzionati.
Un’ultima differenza sta nel costo. Accanto ai servizi professionali di email hosting, esistono tanti servizi gratuiti per l’email ordinaria. La PEC, invece, comporta sempre un canone annuo che varia in base al fornitore e al piano.
| PEC | Email ordinaria | |
| Valore legale | Equiparata a raccomandata A/R | Nessuno |
| Ricevuta di consegna | Sì, con valore probatorio | No |
| Integrità del messaggio | Garantita dal gestore | Non garantita |
| Costo | Canone annuo | Gratuita |
Quando usare la PEC
La PEC è lo strumento giusto ogni volta che hai bisogno di tracciare ufficialmente una comunicazione e dimostrare che è avvenuta e che la controparte ha ricevuto il documento in una data precisa. I casi più comuni riguardano:
- le comunicazioni con la pubblica amministrazione, come domande, ricorsi o istanze a enti pubblici, comuni, INPS o Agenzia delle Entrate;
- le comunicazioni con ordini professionali, tribunali e uffici giudiziari;
- l’invio di contratti e documenti legali ad aziende o privati;
- le disdette e i recessi di contratti e servizi;
- le diffide e le messe in mora.
In tutti questi casi la PEC sostituisce la raccomandata cartacea, con il vantaggio di essere recapitata quasi istantaneamente e di conservare una traccia digitale della trasmissione.
Quando usare l’email ordinaria
L’email ordinaria è lo strumento migliore per tutto ciò che non richiede valore legale o certificazione, quindi per tutte le comunicazioni quotidiane, come:
- aggiornamenti, condivisione di file, organizzazione di riunioni all’interno di un’azienda;
- newsletter e attività di marketing;
- comunicazioni commerciali informali come richieste e invii di preventivi e altri scambi di informazioni con fornitori e clienti;
- tutta la corrispondenza personale e professionale che non abbia implicazioni legali.
Per ora l’email ordinaria è anche l’unica che permette di scrivere a chiunque nel mondo, a prescindere dalla sua localizzazione e dal provider che usa, quindi va sempre scelta per le comunicazioni internazionali online.
Vantaggi della PEC meno noti
Probabilmente sai che la PEC ha valore probatorio, ma oltre a questo offre altri vantaggi meno considerati.
Per esempio la PEC potrebbe servirti per partecipare a concorsi o bandi, soprattutto se indetti da enti pubblici, o per ricevere le loro comunicazioni; oppure per sbrigare online delle procedure burocratiche che altrimenti ti costringerebbero a raggiungere un ufficio, fare la fila e compilare moduli cartacei.
Se usi PEC e firma digitale insieme puoi spedire un documento garantendo che è tuo e non è stato manomesso e avere al contempo la prova legale della sua consegna. In pratica è come spedire un contratto firmato di tuo pugno dentro una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma lo si può fare in pochi clic.
La PEC ha anche il vantaggio di essere immune allo spam, visto che può ricevere messaggi solo da altri gestori certificati, il che blocca la stragrande maggioranza dei mittenti inaffidabili.
Per legge i gestori sono obbligati a conservare i registri dei messaggi e le ricevute per un periodo di 30 mesi, però molti piani arrivano a 10 anni, e così ti assicurano di poter accedere alle ricevute relative all’invio dei documenti fiscali e contrattuali fino al termine della loro validità.
Scegliere il fornitore della PEC
Le caselle PEC possono essere fornite solo da gestori accreditati presso AgID, l’Agenzia per l’Italia Digitale che certifica i provider abilitati. Tra i più noti ci sono Aruba PEC, Postecertifica di Poste Italiane, InfoCert di Legalmail, Namirial, Register.it, Libero PEC, Tim PEC, Virgilio PEC, MailPEC.
Dopo aver scelto il fornitore valutando il costo del servizio, la facilità d’uso dell’interfaccia e lo spazio di archiviazione disponibile, puoi creare un indirizzo di posta elettronica certificata in pochi minuti con una semplice procedura online. Ti basterà inserire i dati anagrafici e il codice fiscale, scegliere il nome della casella tra le opzioni proposte e completare il pagamento. Il costo annuo può andare da circa 10 euro per un piano base sino a più di 50 per un piano professionale.
Se cerchi un servizio di posta elettronica certificata sicuro, conveniente e flessibile, dai un’occhiata a quello offerto da SupportHost, che ti permette anche di eliminare i limiti allo spazio di archiviazione, associare più caselle PEC e personalizzare gli indirizzi col nome di dominio.
Svantaggi e limiti tecnici della PEC
Come tutti gli strumenti, anche la PEC ha degli svantaggi e dei limiti.
Uno è il costo, perché comporta il pagamento di un canone annuo.
Un altro è la capienza limitata, visto che molti piani base offrono 1-2 GB di spazio. In più le dimensioni massime degli allegati di solito devono essere inferiori a 30-70 MB, e devi considerare che la codifica necessaria per l’invio tramite PEC o mail aumenta il peso del 30-40% rispetto alle dimensioni originarie del file sul tuo computer.
Un aspetto a cui spesso non si pensa è che la ricevuta di consegna non garantisce la lettura, ma certifica solo che il messaggio è arrivato nella casella del destinatario. Da un punto di vista legale non c’è nessuna differenza, ma nella pratica questo può creare incomprensioni.
Se usi la PEC per inviare dei documenti, devi anche ricordare che il sistema non autentica i file allegati e può essere necessario farlo con la firma digitale.
Come tutti i servizi online, e non solo, un ulteriore limite è la dipendenza dall’infrastruttura del provider, il che significa che in caso di disservizi o downtime potrebbero esserci rallentamenti nell’invio e nella ricezione delle mail.
Per chi lavora dall’Italia con clienti esteri la posta certificata ha il limite di non supportare l’interoperabilità, cioè di perdere valore legale quando si scrive a un indirizzo estero.
Infine una caratteristica delle interfacce dei servizi PEC è essere meno curate rispetto a quelle dei grandi servizi email, come Gmail, Outlook o Thunderbird, anche se negli ultimi anni la situazione è migliorata. Un problema che si può risolvere configurando l’importazione della posta certificata su un client per la posta elettronica più piacevole da usare.
Differenza tra PEC italiana ed europea (REM)
Alcuni limiti della PEC potrebbero essere superati con l’adozione della “PEC europea”, cioè la REM (Registered Electronic Mail), il servizio di recapito certificato qualificato previsto dal regolamento eIDAS.
Per iniziare, la REM offre prove legali valide in tutta l’Unione Europea e quindi funziona bene anche nelle comunicazioni transfrontaliere tra i paesi che ne fanno parte. Questo perché, a differenza della PEC, non è vincolata a un singolo ordinamento nazionale.
La REM però non è un’estensione geografica della PEC ma un sistema diverso, in quanto la PEC è un SERC e la REM è un SERCQ, cioè un Servizio Elettronico di Recapito Certificato e Qualificato.
Questo significa che prevede un maggior controllo sull’identificazione degli utenti, spesso basato sull’autenticazione a due fattori, e offre un valore legale ancora superiore.
In più mentre la PEC poteva essere associata a un’azienda, con la REM il mittente è sempre identificato come persona all’interno di un sistema europeo, e collegato anche alla sua firma digitale e in futuro anche al portafoglio europeo di identità digitale.
Nei prossimi anni in Italia la REM dovrebbe affiancarsi e sostituire gradualmente la PEC, e i tempi verranno stabiliti da un DPCM specifico che renderà attuative le norme europee eIDAS 2.
Nel frattempo la PEC resta una soluzione efficace per tutte le comunicazioni con valore legale in Italia.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra PEC e email?
La differenza principale è il valore legale. La PEC è equiparata a una raccomandata con ricevuta di ritorno e certifica data, ora e avvenuta consegna del messaggio. L’email ordinaria, invece, non offre nessuna di queste garanzie.
Posso scrivere a una PEC da una mail normale?
Se invii un’email ordinaria a un indirizzo PEC, la consegna è tecnicamente possibile solo se il provider PEC lo consente. In ogni caso il messaggio viene trattato come una normale email e non ha valore di certificazione.
Posso ricevere una PEC su una mail normale?
Quando si invia una mail dalla PEC a una casella di posta ordinaria, il sistema non può generare una vera ricevuta di consegna certificata: viene attestata solo l’accettazione del messaggio da parte del gestore PEC, ma non la sua effettiva consegna alla casella email ordinaria. Il messaggio arriva come una normale email e perde qualsiasi valore legale.
Come si manda una PEC?
Puoi inviare una PEC dal pannello del tuo fornitore oppure configurare un client email come Outlook o Thunderbird con le credenziali della tua casella di posta certificata. L’invio funziona come quello di una normale email, mentre la certificazione e la generazione delle ricevute vengono gestite in automatico dal sistema.
Esiste una PEC gratuita?
In generale non esistono PEC gratuite, ma solo dei periodi di prova gratuiti per servizi a pagamento.
Alcune categorie possono avere accesso a caselle PEC incluse nel costo di altri servizi, per esempio gli iscritti ad alcuni ordini professionali spesso possono usufruire di convenzioni dedicate.
In passato era possibile richiedere una casella gratuita per comunicare con la Pubblica Amministrazione tramite il servizio CEC-PAC, ma ora non più.
Come si crea una PEC?
Scegli un provider accreditato AgID, seleziona un piano, completa la registrazione con i tuoi dati e il codice fiscale, e scegli il nome della casella. Puoi fare tutto online in meno di dieci minuti.
Cos’è la PEC, con un esempio pratico?
Immagina di dover inviare la disdetta di un contratto di affitto. Se la mandi via email ordinaria, il proprietario può sostenere di non averla ricevuta. Se la invii tramite PEC invece, hai una ricevuta di consegna con data e ora che dimostra che il messaggio è arrivato nella sua casella.
Conclusioni
In questa guida abbiamo visto che PEC e email ordinaria sono pensate per scopi diversi.
L’email ordinaria è perfetta per la comunicazione quotidiana, è comoda, veloce e universale. La PEC è indispensabile ogni volta che hai bisogno di dimostrare, anche a livello legale, di aver inviato un messaggio o dei documenti. Ha anche vantaggi meno ovvi: per esempio è immune allo spam e permette di snellire i tempi burocratici e di conservare le ricevute importanti per anni.
Ha anche dei lati negativi – come il costo o la capienza ridotta – e il limite di funzionare solo in Italia, che dovrebbe essere superato con l’arrivo della REM, la versione europea della posta certificata.
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